Un projet d’entreprise
L’accélération des délais de clôture est un chantier lourd qui implique, outre la comptabilité, de nombreux services de l’entreprise, de support (contrôle de gestion, juridique, ressources humaines) et opérationnels (achats, commercial…). Ce projet doit donc être sponsorisé par la Direction Générale de l’entreprise, qui sera à même de mobiliser les équipes et de mettre en place le comité de pilotage en charge du projet.
Les outils de réduction des délais de clôture
La pré-clôture (ou « hard close »)
Cette opération consiste à procéder à un arrêté de comptes avant la date légale de clôture (par exemple au 30 novembre pour une date de fin d’exercice au 31 décembre). Elle inclut le traitement des points de clôture significatifs, chronophages et sans évolution, l’anticipation des nouvelles normes comptables et du cut-off (séparation des exercices) et la rédaction de la maquette de l’annexe aux comptes annuels. La pré-clôture peut être utilement auditée par le commissaire aux comptes.
Le recours aux estimations
Elles sont un moyen utile pour aider aux opérations de pré-clôture et peuvent concerner divers postes des états financiers (chiffre d’affaires, achats, charges d’exploitation, paies et congés payés…). Elles nécessitent un processus budgétaire de qualité.
Le choix d’un seuil de signification
Il permet de se dispenser de traiter des opérations non significatives. Le seuil de signification doit être défini en accord avec le commissaire aux comptes.
Les écueils à éviter
Ils sont inhérents à l’organisation mise en place et concernent les éléments susceptibles de retarder la clôture. On peut citer à titre d’exemple un calendrier de clôture mal défini, la cohabitation de systèmes comptabilité / gestion différents obligeant à de nombreux retraitements et dans les groupes l’absence de normes groupe et un processus de réconciliation des comptes interco mal maîtrisé.
Les facteurs clés de succès relatifs aux systèmes d’information
L’unicité entre système comptable et système de gestion est souhaitable, de même qu’un système d’engagement des dépenses.
